Ein wachsender Online-Shop im Bereich E-Commerce stand vor der Herausforderung, trotz steigender Nachfrage die internen Abläufe effizient zu steuern. Viele Prozesse – von der Bestellabwicklung über den Kundenservice bis hin zur Lagerverwaltung – liefen noch manuell oder über verschiedene Insellösungen. Dies führte zu hohen Kosten, unnötigen Doppelarbeiten und Verzögerungen im Tagesgeschäft. Besonders bei Spitzenzeiten wie Rabattaktionen oder saisonalen Peaks stießen die Systeme schnell an ihre Grenzen. Um weiterhin profitabel wachsen zu können, brauchte es eine durchgängige Digitalisierung mit klaren, automatisierten Prozessen.

Die größte Herausforderung für den Online-Shop bestand darin, die steigende Zahl an Bestellungen effizient zu bewältigen, ohne dass die Kosten explodieren. Manuelle Abläufe führten zu Fehlern bei der Bestellabwicklung, längeren Lieferzeiten und einer hohen Belastung des Teams. Zudem fehlte die Transparenz: wichtige Kennzahlen waren schwer nachzuvollziehen, und Entscheidungen basierten oft mehr auf Bauchgefühl als auf Daten. Um profitabel weiterzuwachsen, war eine Lösung gefragt, die Prozesse automatisiert, Kosten reduziert und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit steigert.

Maßnahmen für bessere Ergebnisse

• Analyse bestehender Prozesse & Identifikation von Engpässen
• Einführung digitaler Workflows für Bestell- und Lagerprozesse
• Automatisierung von Routineaufgaben (z. B. Rechnungen
• Versand-Updates)
• Einsatz von KI-Tools zur Datenanalyse & Prognose
• Anbindung externer Systeme (Shop; CRM; Buchhaltung) für durchgängige Abläufe

Gemeinsam mit dem Online-Shop entwickelten wir ein maßgeschneidertes Digitalisierungskonzept. Zunächst wurden die bestehenden Abläufe analysiert und die größten Zeit- und Kostenfresser identifiziert. Auf dieser Basis führten wir digitale Workflows ein, die Bestellungen, Lagerverwaltung und Rechnungsprozesse miteinander verbinden. Durch Automatisierungen – etwa bei Versand-Updates, Rechnungserstellung oder der Weitergabe von Daten an das CRM-System – konnten manuelle Aufgaben deutlich reduziert werden. Ergänzend kamen KI-gestützte Tools zum Einsatz, die Verkaufszahlen analysieren, saisonale Peaks prognostizieren und dadurch eine bessere Planung ermöglichen. Das Ergebnis: schlanke, transparente Prozesse, weniger Fehler und eine spürbare Senkung der Kosten – bei gleichzeitig höherer Kundenzufriedenheit.